Охрана труда — важнейшая составляющая системы управления любой организации, вне зависимости от её масштабов и сферы деятельности. Она направлена на обеспечение безопасных условий труда, сохранение жизни и здоровья работников. Для эффективного выполнения этих задач в каждой организации необходимо разработать и регулярно обновлять пакет документов, регулирующих вопросы охраны труда. Эти документы не только подтверждают соответствие трудовому законодательству, но и служат основой для создания безопасной и устойчивой производственной среды.
В данной статье мы рассмотрим, какие именно документы по охране труда должны быть в наличии у работодателя, в каком виде они оформляются, а также кто отвечает за их ведение и актуализацию.
Какие документы по охране труда необходимы в организации?
Организация системы охраны труда — это не просто формальность, а ключевая обязанность работодателя, прямо предусмотренная трудовым законодательством. Все вопросы, связанные с безопасностью условий труда, лежат исключительно в зоне его ответственности. Если работники не проходят обязательные инструктажи, не обеспечиваются средствами индивидуальной и коллективной защиты, а медицинские осмотры проводятся нерегулярно или формально — ответственность за это несёт исключительно руководитель.
Для организаций с численностью свыше 50 человек законодательство устанавливает обязательное создание службы охраны труда, независимо от характера деятельности, будь то производство или офисная работа. В случае, если численность штата меньше пятидесяти человек, функции по охране труда могут быть возложены на одного из сотрудников, при условии, что данный сотрудник сможет совмещать эти обязанности с выполнением своих основных трудовых функций.
Следует учитывать, что объем и состав обязательной документации варьируются в зависимости от специфики деятельности организации. Изменения в законодательстве могут повлиять на перечень необходимых документов. Например, новые регламенты, касающиеся выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ), требуют не только пересмотра существующих инструкций, но и разработки новых нормативных актов внутри организации.
Перечень обязательных документов по охране труда
В законодательстве отсутствует единый официальный перечень обязательных документов, регламентирующих сферу охраны труда. Это создаёт трудности как у кадровых специалистов, так и у руководителей предприятий: какие именно документы потребует инспектор? Где найти корректные формы и образцы? Как грамотно утвердить и оформить внутренние нормативы?
Тем не менее, исходя из требований действующего законодательства и практики проверок, можно сформировать базовый набор документов, которые должны быть в любой организации:
Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) — основополагающий документ, описывающий структуру, цели и процедуры обеспечения безопасности;
Программы инструктажей и журналы их регистрации — включая вводный, первичный (повторный), внеплановый и целевой инструктажи;
Протоколы проверки знаний требований охраны труда — подтверждающие, что сотрудники прошли обучение и проверку знаний;
Приказы и распоряжения — о назначении ответственных лиц за различные направления в области охраны труда: проведение инструктажей, выдачу СИЗ, аптечки и др.;
Журнал регистрации несчастных случаев — обязательный элемент системы учета инцидентов;
Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ) — акты, заключения, приказы и протоколы.
Результаты проведения профессиональных рисков – отчет и карты идентификации риска;
Нормы выдачи СИЗ индивидуального учета и нормы выдачи дерматологических СИЗ – нормативные документы, в которых отображено что и кому положено.
Список лиц, подлежащих прохождению предварительного и периодического медицинских осмотров, а также список должностей, подлежащих прохождению обязательного психиатрического освидетельствования»
Если в организации официально создаётся служба охраны труда, дополнительно оформляется приказ о её создании, согласно рекомендациям Минтруда России (приказ от 31.01.2022 № 37). В небольших организациях, где численность не превышает 50 человек, эти функции может взять на себя руководитель. В таком случае оформляется приказ о возложении на него обязанностей по охране труда, к которому прикладываются документы о прохождении соответствующего обучения.
Основные категории документации по охране труда
Для стабильного и безопасного функционирования любой организации крайне важно грамотно выстроить систему охраны труда. Один из её ключевых элементов — это правильно оформленная и систематизированная документация. Она не только обеспечивает соответствие требованиям законодательства, но и служит основой для практического внедрения мер по защите работников. Все документы можно условно разделить на четыре ключевые группы.
Организационная документация
Эта категория формирует структурный и регламентный фундамент системы охраны труда в компании. Сюда входят документы, определяющие, как функционирует система в целом и кто несёт ответственность за её отдельные элементы.
Ключевые документы:
Положение о системе управления охраной труда (СУОТ): описывает цели, задачи, принципы функционирования и структуру СУОТ, включая распределение полномочий и обязанностей.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения): включают приказы о проведении инструктажей, назначении ответственных за охрану труда, утверждении учебных графиков.
Программы обучения и проверки знаний: разрабатываются по уровням (руководящий, линейный, рабочий персонал) и служат основой для последующего тестирования и сертификации.
Нормативно-методические документы
Эти материалы закрепляют внутренние стандарты и требования по охране труда, отражающие как государственные регламенты, так и специфику конкретной организации.
Что сюда входит:
Инструкции по охране труда: разрабатываются отдельно для каждой должности или вида выполняемых работ в соответствии с актуальными нормами и отраслевыми регламентами.
Перечни действующих нормативных правовых актов: актуализированные списки применимых законов, постановлений и приказов, регулирующих вопросы охраны труда.
Локальные акты: внутренние положения, определяющие, например, порядок предоставления дополнительных льгот за работу во вредных или опасных условиях.
Документация по проведению инструктажей
Фиксация инструктажей — обязательный элемент учёта соблюдения требований охраны труда. Наличие корректно оформленных журналов и программ позволяет доказать, что обучение сотрудников действительно проводится.
Обязательные элементы:
Журналы регистрации инструктажей: ведутся отдельно по каждому виду инструктажа — вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый, целевой. В них фиксируются дата, тема, ФИО инструктируемого и подпись.
Программы инструктажей: разрабатываются под каждую категорию работников, с учётом специфики выполняемых задач и рисков, связанных с рабочей деятельностью.
Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ)
Проведение специальной оценки условий труда — законодательно закреплённая обязанность работодателя. Документация по СОУТ является официальным подтверждением того, что рабочие места проверены, риски идентифицированы, а необходимые меры по их устранению или снижению приняты.
Список основных документов:
Отчет о проведении СОУТ: содержит результаты обследования рабочих мест, описание выявленных вредных и опасных факторов, а также методику оценки.
Сводная ведомость результатов: отражает классификацию всех рабочих мест по условиям труда — от оптимальных до вредных и опасных.
План мероприятий по улучшению условий труда: формируется на основе выводов, сделанных в ходе СОУТ, и утверждается приказом руководителя.
Дополнительные документы, обусловленные спецификой деятельности
Приведённый выше перечень — минимальный. В зависимости от характера и условий труда, он может быть существенно расширен:
Медицинские осмотры: при необходимости регулярного медконтроля — добавляются договоры с медучреждениями, графики осмотров, приказы и положения;
СИЗи спецодежда: оформляются учетные карточки, приказы на выдачу, инструкции по использованию, приказы о назначении ответственных;
Работы с повышенной опасностью: если сотрудники задействованы на опасных объектах, инспектор при проверке обязательно затребует документы, подтверждающие наличие у них группы допуска, приказы о допуске к самостоятельной работе и подтверждение инструктажей.
Особые требования предъявляются к документации по охране труда в учреждениях социальной сферы — школах, больницах, санаторно-курортных организациях. Там, кроме стандартного набора, требуются дополнительные инструкции и локальные акты с учётом специфики труда педагогического и медицинского персонала.
Система охраны труда невозможна без чётко выстроенной и постоянно актуализируемой документационной базы. Каждая группа документов выполняет свою функцию: организационная — задаёт структуру, нормативная — устанавливает правила, журналы и программы инструктажей — фиксируют выполнение обязательных мероприятий, а документы по СОУТ — подтверждают, что условия труда регулярно анализируются и улучшаются.
Комплексный и системный подход к документации по охране труда — это не только требование проверяющих органов, но и инвестиция в безопасность, стабильность и репутацию компании.