Оформление командировки. Как правильно отправлять в командировку?

Для того чтобы командировка сотрудника, осуществляемая по инициативе работодателя, была оформлена корректно, требуется выполнение определенных условий.

Работник должен быть трудоустроен на основе трудового договора, причины поездки должны быть связаны с производственными задачами, сроки должны быть адекватными, а характер его профессиональной деятельности не должен предполагать частые разъезды. Длительность командировки определяется руководством и включает период от момента отправления до момента возвращения.

Командировка – это поездка сотрудника для выполнения задания/поручения от работодателя. Она проходит вдали от основного места работы, длится определенное время и оформляется приказом. Поэтому если работник отправляется в командировку на месяц, потом берет неделю отпуска и снова едет на месяц в командировку, это говорит о том, что у него работа вахтовым методом, и не носит командировочный характер.

• Идёт средняя зарплата, а не оклад. Поэтому некоторые сотрудники могут зарабатывать в командировках меньше, чем на обычной работе.
• Командировочные расходы - суточные, расходы на проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). Работодатель имеет право вводить и оплачивать другие дополнительные командировочные расходы.
• Работодатели не уплачивают страховые взносы и не удерживают НДФЛ с суммы командировочных расходов (ст. 217 (1) и 422 (2) Налогового кодекса РФ).

Налоговые органы и трудовые инспекции проверяют работодателей, чтобы убедиться, что компании не уклоняются от уплаты страховых взносов и НДФЛ, ущемляя своих сотрудников. Поэтому важно отличать командировки от просто путешествий.

Для того чтобы деловая поездка рассматривалась, как командировка, должны быть соблюдены следующие условия:

• командировка должна осуществляться в производственных целях;
• работник работает по трудовому договору;
• работнику не поручена разъездная работа (например, в качестве курьера, перевозчика и т. д.), т. е. у работника есть постоянное место работы;
• продолжительность командировки выбрана соответствующим образом (к примеру, шестимесячная поездка в другой регион для организации деятельности филиала будет больше походить на временный перевод, а не на командировку).

По общему правилу, если работодатель направляет работника в командировку, работник не имеет права от нее отказаться, кроме отдельных категорий работников.

Работник на общих основаниях, например, законно может отказаться от поездки, если находится в отпуске, на больничном или если командировка совпадает с государственным праздником. В этом случае работник может сам решить, ехать ему или нет. Иначе, отпуск работника переносится или вовсе отменяется и подлежит перерасчету.

Однако если сотрудник решит отправиться в командировку, находясь на больничном, это будет нарушением режима. В этом случае есть риск, что больничные больше не будут выплачиваться или будут значительно сокращены.

• Разработать положение о командировках

Работодатели должны утвердить нормативные акты или иные ЛНА. Установите правила, регулирующие командировки, включая размер суточных и порядок бронирования авиабилетов и проживания. В зависимости от должности сотрудника размер суточных, вид транспорта и категория жилья могут устанавливаться по градуированной шкале.

• Проверьте, кому можно разрешить командировку

-Беременным женщинам по закону запрещено ездить в командировки. ст. 259 ТК РФ
-Несовершеннолетние, за исключением спортсменов, и работники, заключившие ученический договор, не могут быть направлены в командировку, если только поездка не связана с их ученической работой. ст. 268 ТК РФ, ст. 203 ТК РФ
-Сотрудникам с ограниченными возможностями может быть разрешена командировка, но только если это не противоречит программе реабилитации человека. ст. 23 закона № 181-ФЗ

• Подписание соглашения о командировке

Существуют определенные категории работников, которые должны оформить письменное согласие на командировку и быть предупреждены о том, что они могут отказаться от поездки:

-сотрудники-инвалиды;
-родители ребенка-инвалида или те, кто ухаживает за больным членом семьи; — сотрудницы с ребенком до трех лет;
-одинокие родители и сотрудники, у которых второй родитель работает вахтовым методом, с детьми до 14 лет;
-работники, у которых три и более детей до 18 лет, если младшему не исполнилось 14 лет

• Выдача командировочных удостоверений

Приказ о командировке - обязательный документ для оформления командировки. Если сотрудник едет один, оформите приказ о командировке по форме Т-9. Если сотрудников несколько, используйте форму Т-9а.

• Перед поездкой сотрудник должен подписать приказ о командировке.

• Покупка авиабилетов и бронирование гостиниц

Кто и как приобретает авиабилеты и бронирует гостиницы, указано в правилах, регулирующих деловые поездки. Обычно этим занимается секретарь или другое ответственное лицо. Также это может сделать сотрудник, в этом случае деньги должны быть выданы заранее.

• Выдача аванса

Перед командировкой работнику необходимо выдать аванс. К ним относятся суточные (денежная компенсация за пребывание вне дома). Сумма устанавливается работодателем в положении о командировках. Если работник сам бронирует авиабилеты и жилье, в аванс также включаются расходы на это.

• Отражение командировки в табеле учета рабочего времени

При отражении командировки в табеле учета рабочего времени используйте К или код "06". Если в ЛНА предусмотрены другие обозначения, то можно использовать их.

• Получение предварительного отчета работника

Не позднее трех рабочих дней после возвращения работник должен представить авансовый отчет, то есть отчет о расходах, которые он оплатил самостоятельно. К нему должны быть приложены документальные доказательства, например, чек. Суточные не нужно регистрировать, но их можно пересчитать, если командировка закончилась раньше срока и работник должен возместить излишки.

• Выплата командировочных

Выплачивается за саму работу и за количество дней командировки. Выплачивается в ближайшую дату выплаты зарплаты и не требует отдельного перечисления.