Дополнительная информация

Оформление командировки. Как правильно отправлять в командировку?

2024-04-09 11:28 Охрана труда
Для того чтобы командировка сотрудника, осуществляемая по инициативе работодателя, была оформлена корректно, требуется выполнение определенных условий.

Работник должен быть трудоустроен на основе трудового договора, причины поездки должны быть связаны с производственными задачами, сроки должны быть адекватными, а характер его профессиональной деятельности не должен предполагать частые разъезды. Длительность командировки определяется руководством и включает период от момента отправления до момента возвращения.

Отличие командировки от поездок и разъездной работы

Командировка – это поездка сотрудника для выполнения задания/поручения от работодателя. Она проходит вдали от основного места работы, длится определенное время и оформляется приказом. Поэтому если работник отправляется в командировку на месяц, потом берет неделю отпуска и снова едет на месяц в командировку, это говорит о том, что у него работа вахтовым методом, и не носит командировочный характер.
Командировка, или служебная командировка — это поездка работника для выполнения поручения работодателя. Командировка проходит вне места постоянной работы, длится определенный срок и оформляется приказом (ч. 1 ст. 166, ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

В командировке работник получает:

  • Идёт средняя зарплата, а не оклад. Поэтому некоторые сотрудники могут зарабатывать в командировках меньше, чем на обычной работе.
  • Командировочные расходы - суточные, расходы на проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). Работодатель имеет право вводить и оплачивать другие дополнительные командировочные расходы.
  • Работодатели не уплачивают страховые взносы и не удерживают НДФЛ с суммы командировочных расходов (ст. 217 (1) и 422 (2) Налогового кодекса РФ).

Налоговые органы и трудовые инспекции проверяют работодателей, чтобы убедиться, что компании не уклоняются от уплаты страховых взносов и НДФЛ, ущемляя своих сотрудников. Поэтому важно отличать командировки от просто путешествий.
Для того чтобы деловая поездка рассматривалась, как командировка, должны быть соблюдены следующие условия:

  • командировка должна осуществляться в производственных целях;
  • работник работает по трудовому договору;
  • работнику не поручена разъездная работа (например, в качестве курьера, перевозчика и т. д.), т. е. у работника есть постоянное место работы;
  • продолжительность командировки выбрана соответствующим образом (к примеру, шестимесячная поездка в другой регион для организации деятельности филиала будет больше походить на временный перевод, а не на командировку).

Общие правила для направления сотрудника в командировку

По общему правилу, если работодатель направляет работника в командировку, работник не имеет права от нее отказаться, кроме отдельных категорий работников.

Работник на общих основаниях, например, законно может отказаться от поездки, если находится в отпуске, на больничном или если командировка совпадает с государственным праздником. В этом случае работник может сам решить, ехать ему или нет. Иначе, отпуск работника переносится или вовсе отменяется и подлежит перерасчету.

Однако если сотрудник решит отправиться в командировку, находясь на больничном, это будет нарушением режима. В этом случае есть риск, что больничные больше не будут выплачиваться или будут значительно сокращены.

Пошаговая инструкция: как правильно отправлять в командировку

  • Разработать положение о командировках
Работодатели должны утвердить нормативные акты или иные ЛНА. Установите правила, регулирующие командировки, включая размер суточных и порядок бронирования авиабилетов и проживания. В зависимости от должности сотрудника размер суточных, вид транспорта и категория жилья могут устанавливаться по градуированной шкале.

  • Проверьте, кому можно разрешить командировку
-Беременным женщинам по закону запрещено ездить в командировки. ст. 259 ТК РФ
-Несовершеннолетние, за исключением спортсменов, и работники, заключившие ученический договор, не могут быть направлены в командировку, если только поездка не связана с их ученической работой. ст. 268 ТК РФ, ст. 203 ТК РФ
-Сотрудникам с ограниченными возможностями может быть разрешена командировка, но только если это не противоречит программе реабилитации человека. ст. 23 закона № 181-ФЗ

  • Подписание соглашения о командировке
Существуют определенные категории работников, которые должны оформить письменное согласие на командировку и быть предупреждены о том, что они могут отказаться от поездки:

-сотрудники-инвалиды;
-родители ребенка-инвалида или те, кто ухаживает за больным членом семьи; — сотрудницы с ребенком до трех лет;
-одинокие родители и сотрудники, у которых второй родитель работает вахтовым методом, с детьми до 14 лет;
-работники, у которых три и более детей до 18 лет, если младшему не исполнилось 14 лет

  • Выдача командировочных удостоверений
Приказ о командировке - обязательный документ для оформления командировки. Если сотрудник едет один, оформите приказ о командировке по форме Т-9. Если сотрудников несколько, используйте форму Т-9а.

  • Перед поездкой сотрудник должен подписать приказ о командировке.

  • Покупка авиабилетов и бронирование гостиниц
Кто и как приобретает авиабилеты и бронирует гостиницы, указано в правилах, регулирующих деловые поездки. Обычно этим занимается секретарь или другое ответственное лицо. Также это может сделать сотрудник, в этом случае деньги должны быть выданы заранее.

  • Выдача аванса
Перед командировкой работнику необходимо выдать аванс. К ним относятся суточные (денежная компенсация за пребывание вне дома). Сумма устанавливается работодателем в положении о командировках. Если работник сам бронирует авиабилеты и жилье, в аванс также включаются расходы на это.

  • Отражение командировки в табеле учета рабочего времени
При отражении командировки в табеле учета рабочего времени используйте К или код "06". Если в ЛНА предусмотрены другие обозначения, то можно использовать их.

  • Получение предварительного отчета работника
Не позднее трех рабочих дней после возвращения работник должен представить авансовый отчет, то есть отчет о расходах, которые он оплатил самостоятельно. К нему должны быть приложены документальные доказательства, например, чек. Суточные не нужно регистрировать, но их можно пересчитать, если командировка закончилась раньше срока и работник должен возместить излишки.

  • Выплата командировочных
Выплачивается за саму работу и за количество дней командировки. Выплачивается в ближайшую дату выплаты зарплаты и не требует отдельного перечисления.