Исключение — микропредприятия. Предприятия такого типа могут заменить график отпусков письменным соглашением с сотрудником, но это должно быть указано в трудовом договоре при приёме на работу.
Порядок действий:
1. Составить график отпусков за две недели до начала нового года. Можно запланировать как отпуск целиком, так и разделить его на части.
2. Уведомить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до его начала. Уведомление должно быть в письменной форме, сообщение по электронной почте не подойдёт. Вместо отдельного уведомления можно издать приказ по форме Т-6 за две недели до отпуска и ознакомить с ним сотрудника.
3. Начислить отпускные не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
4. Внести все данные об отпуске в график. Документы об отпуске хранить 5 лет, график отпусков — 1 год.
В этом алгоритме не упоминается заявление на отпуск. Если использовать вместо уведомления работника о предстоящем отпуске заявление, то есть риск получить штраф. Проверяющие органы считают, что заявление не подходит для такого уведомления, поскольку оно исходит от сотрудника, а уведомить должен работодатель.
Порядок действий:
1. Составить график отпусков, заполнив столбцы с 1 по 6, а затем вручную внести фактические даты отпусков.
2. В этом процессе уведомления не требуются, вместо них используются заявления на отпуск от сотрудников. Вы проверяете, есть ли у работника дни отпуска и можете ли вы отпустить его в указанные даты. Если всё в порядке, оформляется приказ по форме Т-6.
3. Не позднее чем за три дня до начала отпуска необходимо начислить отпускные.
4. Все данные об отпуске вносятся в график. Документы об отпуске хранятся 5 лет, график отпусков — 1 год.